És un mitjà de comunicació que PALEX habilita per a facilitar la comunicació d'incompliments del seu Codi Ètic, del Sistema de Compliance o de la legislació aplicable, d'una forma completament confidencial i, si es desitja, també de manera anònima.

Pot consultar la Política d'ús del Sistema Intern d'Informació en la qual es recullen tots els drets i garanties aplicables.

El Responsable del Sistema Intern d'Informació. Ara bé, també podran tenir accés a la comunicació els encarregats del Departament de recursos humans i del Departament legal, quan s'estimi necessari. Les persones que intervinguin en la gestió de la comunicació estan subjectes també al deure de confidencialitat i a la política de privacitat.

Pot informar sobre una situació d'assetjament o discriminació. No obstant això, no pot fer ús del Sistema Intern d'Informació per a comunicar o reclamar aspectes vinculats a vacances, nòmina, problemes interpersonals o altres qüestions d'organització empresarial.

La integritat, la responsabilitat i la transparència són valors fonamentals per a PALEX. Tenim l'obligació de conèixer i comprendre el nostre Codi Ètic. Així mateix, tenim la responsabilitat d'informar sobre qualsevol possible incompliment que hàgim conegut.

L'important és actuar de bona fe i que hi hagi motius per a creure que els fets notificats són verídics. PALEX no espera que hagi investigat els fets al màxim detall. Si la recerca conclogués que no s'ha produït cap infracció, però que s'ha fet la comunicació de bona fe, no sofrirà cap represàlia. Ara bé, si es constata que ha fet la comunicació de mala fe, comunicant informació falsa, vostè podrà ser sancionat i podrà assumir les responsabilitats que corresponguin.

En el procés de comunicació vostè podrà decidir si informa de les seves dades personals o no. Si decideix no fer-ho, haurà d'establir el seu propi seguiment mitjançant el canal de comunicació per a veure els avanços i la resolució de la comunicació realitzada. Se li atorgarà un usuari i una clau per a accedir a l'estat de la comunicació. El canal és un mitjà independent de PALEX i no registra informació de la IP des d'on es connecta.

Alguns consells per a aconseguir el màxim anonimat, a més d'informar que la denúncia és anònima són:

• Asseguri's que en la descripció de la comunicació no inclou informació amb la qual sigui fàcil identificar-li. El mateix aplica als documents que annexi com a possibles proves.
• No denunciï des d'un ordinador connectat a la xarxa de PALEX, inclòs un mòbil connectat a la wifi corporativa. Report2box no registra informació, però abans d'arribar als nostres sistemes ha de passar pels propis sistemes de control com proxy’s o firewalls i pot haver-hi configuracions que permetin saber a quins serveis es connecta.
• Pot utilitzar el navegador de codi obert TOR, que anonimitza l'adreça IP.

Lamentablement, i per motius de seguretat, només la persona que realitza la comunicació coneix el seu codi d'accés i la seva clau. Si perd qualsevol d'ells, no podrà fer un seguiment de la comunicació, això no vol dir que la comunicació no segueixi el seu curs, simplement que no podrà veure com avança, ni aportar més informació si PALEX ho requereix.

D'acord amb el que es disposa en la normativa de protecció de dades vigent, les societats que conformen PALEX amb accés al Sistema Intern d'Informació són responsables del tractament, gestió i emmagatzematge de les dades personals de totes les persones involucrades en les consultes i comunicacions. Tant aquestes com els experts externs contractats compleixen amb les mesures tècniques i organitzatives necessàries per a garantir la seguretat de les dades i evitar la seva alteració, pèrdua i tractament o accés no autoritzat.

El Sistema Intern d'Informació funciona sobre una plataforma externa a PALEX. Els servidors estan en CPD’s en territori europeu. Les seves dades estan encriptades per a evitar al màxim els riscos d'intrusió.