É um meio de comunicação que a PALEX disponibiliza para facilitar a comunicação de infrações ao seu Código de Ética, ao Sistema de Compliance ou à legislação aplicável, de forma totalmente confidencial e, se assim o desejar, também de forma anónima.

Pode consultar a Política de utilização do Sistema de Informação Interno, na qual estão definidos todos os direitos e garantias aplicáveis.

O Diretor do Sistema de Informação Interno. No entanto, o Departamento de Recursos Humanos e o Departamento Jurídico também podem ter acesso à comunicação, quando necessário. As pessoas envolvidas no tratamento da comunicação estão igualmente sujeitas ao dever de confidencialidade e à política de privacidade.

Pode comunicar uma situação de assédio ou discriminação. No entanto, não pode utilizar o sistema de comunicação interna para comunicar ou apresentar queixas sobre férias, recibos de vencimento, problemas interpessoais ou outras questões relacionadas com a organização da empresa.

A integridade, a responsabilidade e a transparência são valores fundamentais para a PALEX. Temos a obrigação de conhecer e compreender o nosso Código de Ética. Também temos a responsabilidade de comunicar qualquer eventual incumprimento de que tenhamos conhecimento.

O importante é agir de boa-fé e que haja razões para acreditar que os factos comunicados são verdadeiros. A PALEX não espera uma investigação exaustiva dos factos. Se a investigação concluir que não houve infração, mas que a comunicação foi feita de boa-fé, a PALEX não sofrerá qualquer retaliação. No entanto, se se verificar que efetuou a comunicação de má-fé, comunicando informações falsas, poderá ser sancionado e assumir as responsabilidades correspondentes.

No processo de comunicação, o utilizador pode decidir se deseja ou não divulgar os seus dados pessoais. Se decidir não o fazer, terá de estabelecer o seu próprio acompanhamento através do canal de comunicação para acompanhar o progresso e a resolução da comunicação efetuada. Ser-lhe-á atribuído um nome de utilizador e uma palavra-passe para aceder ao estado da comunicação. O canal é um meio independente da PALEX e não regista a informação do IP a partir do qual se liga.

Algumas dicas para conseguir o máximo de anonimato, para além de informar que a comunicação é anónima:

• Certifique-se que, na descrição da comunicação, não inclui informações que permitam identificá-lo facilmente. O mesmo se aplica aos documentos que anexar como possíveis provas.
• Não fazer a comunicação a partir de um computador ligado à rede PALEX, incluindo um telemóvel ligado à rede wifi da empresa. O Report2box não regista informações, mas antes de chegarem aos nossos sistemas têm de passar pelos nossos próprios sistemas de controlo, como proxies ou firewalls, e pode haver configurações que nos permitam saber a que serviços se liga.
• Pode utilizar o navegador de código aberto TOR, que torna anónimo o endereço IP.

Infelizmente, por razões de segurança, apenas a pessoa que efetua a comunicação conhece o seu código de acesso e a sua palavra-passe. Se perder um deles, não poderá acompanhar o seguimento da comunicação, o que não significa que não haja atualização da mesma:, simplesmente não poderá ver a sua evolução ou fornecer mais informações se a PALEX o solicitar.

Eem conformidade com as disposições dos regulamentos de proteção de dados em vigor, as empresas que compõem a PALEX com acesso ao Sistema de Informação Interno são responsáveis pelo tratamento, gestão e conservação dos dados pessoais de todas as pessoas envolvidas nas consultas e comunicações. Tanto estas como os peritos externos contratados cumprem as medidas técnicas e organizativas necessárias para garantir a segurança dos dados pessoais e evitar a sua alteração, perda, tratamento ou acesso ou acesso não autorizado.

O Sistema de Informação Interno funciona numa plataforma externa à PALEX. Os servidores estão localizados em centros de dados europeus. Os seus dados são encriptados para evitar, tanto quanto possível, riscos de intrusão.