Es un medio de comunicación que PALEX habilita para facilitar la comunicación de incumplimientos de su Código Ético, del Sistema de Compliance o de la legislación aplicable, de una forma completamente confidencial y, si se desea, también de forma anónima.

Puede consultar la Política de uso del Sistema Interno de Información en la cual se recogen todos los derechos y garantías aplicables.

El Responsable del Sistema Interno de Información. Ahora bien, también podrán tener acceso a la comunicación los encargados del Departamento de recursos humanos y del Departamento legal, cuando se estime necesario. Las personas que intervengan en la gestión de la comunicación están sujetas también al deber de confidencialidad y a la política de privacidad.

Puede informar sobre una situación de acoso o discriminación. Sin embargo, no puede hacer uso del Sistema Interno de Información para comunicar o reclamar aspectos vinculados a vacaciones, nómina, problemas interpersonales u otras cuestiones de organización empresarial.

La integridad, la responsabilidad y la transparencia son valores fundamentales para PALEX. Tenemos la obligación de conocer y comprender nuestro Código Ético. Asimismo, tenemos la responsabilidad de informar sobre cualquier posible incumplimiento que hayamos conocido.

Lo importante es actuar de buena fe y que haya motivos para creer que los hechos notificados son verídicos. PALEX no espera que haya investigado los hechos al máximo detalle. Si la investigación concluyera que no se ha producido ninguna infracción, pero que se ha hecho la comunicación de buena fe, no va a sufrir ninguna represalia. Ahora bien, si se constata que ha hecho la comunicación de mala fe, comunicando información falsa, usted podrá ser sancionado y podrá asumir las responsabilidades que correspondan.

En el proceso de comunicación usted podrá decidir si informa de sus datos personales o no. Si decide no hacerlo, deberá establecer su propio seguimiento mediante el canal de comunicación para ver los avances y la resolución de la comunicación realizada. Se le otorgará un usuario y una clave para acceder al estado de la comunicación. El canal es un medio independiente de PALEX y no registra información de la IP desde donde se conecta.

Algunos consejos para conseguir el máximo anonimato, además de informar que la denuncia es anónima son:

• Asegúrese de que en la descripción de la comunicación no incluye información con la que sea fácil identificarle. Lo mismo aplica a los documentos que anexe como posibles pruebas.
• No denuncie desde un ordenador conectado a la red de la PALEX, incluido un móvil conectado a la wifi corporativa. Report2box no registra información, pero antes de llegar a nuestros sistemas debe pasar por los propios sistemas de control como proxy’s o firewalls y puede haber configuraciones que permitan saber a qué servicios se conecta.
• Puede utilizar el navegador de código abierto TOR, que anonimiza la dirección IP.

Lamentablemente, y por motivos de seguridad, solo la persona que realiza la comunicación conoce su código de acceso y su clave. Si pierde cualquiera de ellos, no podrá hacer un seguimiento de la comunicación, eso no quiere decir que la comunicación no siga su curso, simplemente que no podrá ver cómo avanza, ni aportar más información si PALEX lo requiere.

De acuerdo con lo dispuesto en la normativa de protección de datos vigente, las sociedades que conforman PALEX con acceso al Sistema Interno de Información son responsables del tratamiento, gestión y almacenamiento de los datos personales de todas las personas involucradas en las consultas y comunicaciones. Tanto éstas como los expertos externos contratados cumplen con las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos y evitar su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado.

El Sistema Interno de Información funciona sobre una plataforma externa a PALEX. Los servidores están en CPD’s en territorio europeo. Sus datos están encriptados para evitar al máximo los riesgos de intrusión.