Sistema Interno di Segnalazione di PALEX

Domande frequenti

Se possiede dubbi riguardo al Sistema Interno di Segnalazione, troverà qui le domande più frequenti.

01- Cos’è il Sistema Interno di Informazione di PALEX?

È uno strumento di comunicazione che PALEX utilizza per facilitare la segnalazione di violazioni del proprio Codice Etico, del Sistema di Compliance o della legge applicabile, in una forma totalmente riservata e, se lo si desidera, anche in forma anonima.

02- Quali sono i miei diritti e le mie garanzie se utilizzo il Sistema Interno di Informazione?

Può consultare la Policy sull’utilizzo del Sistema Interno di Informazione in cui sono indicati tutti i diritti e le garanzie applicabili.

03- Chi gestisce le segnalazioni?

Il Responsabile del Sistema Interno di Informazione. Tuttavia, potranno comunque avere accesso alla segnalazione i responsabili dell’ufficio HR e dell’ufficio Legale, quando lo si ritenga necessario. Le persone che intervengono nella gestione della segnalazione sono anch’esse soggette all’obbligo di riservatezza e alla policy sulla privacy.

04- Posso realizzare una segnalazione riguardante una situazione lavorativa?

Può segnalare una situazione di molestie o discriminazione. Tuttavia, non può utilizzare il Sistema Interno di Informazione per comunicare o reclamare su aspetti relativi a ferie, buste paga, problemi interpersonali o altre questioni organizzative aziendali.

05- Perché devo segnalare ciò di cui vengo a conoscenza?

L’integrità, la responsabillità e la trasparenza sono valori fondamentali per PALEX. Abbiamo l’obbligo di conoscere e comprendere il nostro Codice Etico. Inoltre, abbiamo la responsabilità di segnalare ogi possibile violazione di cui veniamo a conoscenza.

06- Che succede se, a posteriori, viene provato che il contenuto della denuncia era falso?

L’importante è agire in buona fede e che ci siano motivi per credere che i fatti denunciati siano veritieri. PALEX non pretende che i fatti vengano indagati nei minimi dettagli. Se le indagini confermano che non si è verificata nessuna infrazione, ma la segnalazione è stata effettuata in buona fede, non subirà alcuna ritorsione.

Tuttavia, se si constata che la segnalazione è stata effettuata in cattiva fede, comunicando false informazioni, potrà essere sanzionato e potrà incorrere nelle corrispondenti responsabilità.

07- È garantito l’anonimato nella segnalazione?

Nella procedura di comunicazione potrà decidere se fornire o meno i propri dati personali. Se decide di non farlo, dovrà seguire autonomamente tramite il canale di comunicazione lo sviluppo e l’esito della segnalazione effettuata. Le verrà fornita un username e una password per accedere allo stato della segnalazione. Il canale è un mezzo indipendente da PALEX e non registra informazioni dell’indirizzo IP in cui ci si connette.

08- Come posso assicurare maggiormente il mio anonimato nel segnalare?

Alcuni consigli per ottenere il massimo anonimato, oltre al fatto che la segnalazione è anonima, sono:

Si assicuri che nella descrizione della comunicazione non si includano informazioni tramite le quali si possa facilmente identificarla. Lo stesso si applica con i documenti allegati come possibili prove.
Non effettui la segnalazione da un computer collegato alla rete di PALEX, o da un cellulare collegato alla rete wifi corporate. Report2box non registra l’informazione, però prima di arrivare ai nostri sistemi deve passare per i propri sistemi di controllo come le proxy o i firewalls e potrebbero esserci impostazioni che permettano di sapere a quale servizio si connette.
Può utilizzare il browser open source TOR, che rende anonimo l’indirizzo IP.

09- Ho perso la password di accesso per consultaro lo stato della segnalazione, cosa posso fare?

Purtroppo, e per motivi di sicurezza, solo la persona che effettua la comunicazione conosce il proprio codice di accesso e la password. Se perde uno di questi, non potrà avere aggiornamenti sulla segnalazione. Questo non significa che la segnalazione non proseguirà il suo iter, ma semplicente che il segnalante non potrà vedere gli sviluppi, né aggiungere ulteriori informazioni se PALEX lo richiede.

10- Come vengono trattati i dati di natura personale?

Secondo le disposizioni della normativa vigente in materia di protezione dei dati, le società che fanno parte di PALEX con accesso al Sistema Interno di Informazione sono responsabili del trattamento, gestione e conservazione dei dati personali di tutte le persone coinvolte nelle richieste e nelle comunicazioni. Sia tali società che gli esperti esterni contrattualizzati rispettano le misure tecniche e organizzative necessarie per garantire la sicurezza dei dati ed evitare la loro alterazione, perdita e trattamento o accesso non autorizzato.

11- Dove si trova la piattaforma che gestisce il Sistema Interno di Informazione?

Il Sistema Interno di Informazione funziona su una piattaforma esterna a PALEX. I server sono in CPD’s sul territorio europeo. I suoi dati sono crittografati per evitare il più possibile i rischi di intrusione.